Berdasarkan ruang lingkup tugas sekretaris
dikelompokkan menjadi 8(delapan) yaitu:
a. Tugas-tugas Rutin
Yaitu tugas-tugas yang dikerjakan setiap hari tanpa
perintah. Tugas ini meliputi:
§ Membuka surat.
§ Menerima dikte.
§ Menerima tamu.
§ Menerima telepon.
§ Menyimpan arsip/surat.
§ Menyusun dan membuat jadwal kegiatan
pimpinan.
b. Tugas-tugas Khusus
Yaitu tugas yang diperintahkan langsung oleh
pimpinan kepada sekretaris dengan penyelesaiannya secara khusus. Tugas ini
diberikan karena adanya unsur kepercayaan bahwa tugas sekretaris mampu
menyimpan rahasia perusahaan. Tugas ini meliputi:
§ Mengonsep surat perjanjian
kerjasama dengan relasi atau instansi luar.
§ Menyusun surat rahasia (confidential).
§ Menyusun acara pertemuan bisnis.
§ Pembelian kado atau cindera mata.
§ Dan lain-lain.
c. Tugas-tugas istimewa
Yaitu tugas yang menyangkut keperluan pimpinan,
antara lain:
§ Membetulkan letak atau posisi alat tulis
pimpinan serta perlengkapan yang diperlukan.
§ Bertindak sebagai penghubung untuk meneruskan
informasi kepada relasi.
§ Mewakili seseorang menerima sumbangan untuk
dana atau keperluan kegiatan lainnya.
§ Mengingatkan pimpinan membayar iuran atau
asuransi dari suatu badan atau instansi.
§ Memeriksa hasil pengumpulan dana atau uang
muka dari instansi yang diberikan sebagai dana kesejahteraan.
§ Menghadiri rapat-rapat dinas, sebagai
pendamping pimpinan selama mengadakan pertemuan bisnis.
§ Mengadakan pemeriksaan peralatan kantor, mana
yang perlu diperbaiki dan mana yang tidak perlu diperbaiki atau penambahan
alat-alat dan sarana kantor.
d. Tugas Sosial
Tugas sosial, meliputi:
§ Mengurusi Rumah tangga kantor.
§ Mengatur penyelenggaraan resepsi untuk kantor
pimpinan beserta pengurusan undangannya.
e. Tugas Keuangan
Biasanya sekretaris mengurusi keuangan yang dinamakan petty cash (uang
cadangan/kas kecil). Tugas keuangan ini antara lain:
§ Menangani urusan keuangan pimpinan di Bank,
misalnya: penyampaian penyimpanan uang di Bank, penarikan cek, pengambilan uang
dari Bank.
§ Membayar rekening-rekening, pajak, sumbangan
dana atas nama pimpinan.
§ Menyimpan catatan pengeluaran sehari-hari
untuk pimpinan dan penyediaan dana untuk keperluan sehari-hari.
f. Tugas Resepsionis
Tugas sekretaris sebagai resepsionis, yaitu:
1. Menerima dan menjawab telepon serta mencatat
pesan-pesan lewat telepon.
2. Menerima tamu yang akan bertemu dengan pimpinan.
3. Mencatat janji-janji untuk pimpinan.
4. Menyusun acara kerja sehari-hari pimpinan.
g. Tugas insidental
§ Menyiapkan agenda rapat, menyiapkan laporan,
menyiapkan pidato atau pernyataan pimpinan.
§ Membuat ikhtisar dari berita-berita dan
karangan yang termuat dalam surat kabar, majalah, brosur, dan
media-media lain yang ada kaitannya dengan kepentingan perusahaan.
§ Mengoreksi bahan-bahan cetakan, misal:
brosur, undangan, formulir, dan daftar yang dikonsep oleh perusahaan.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar